Q-CAK | Laboratorium

Q-CAK | Laboratorium merupakan bagian dari kesisteman layanan laboratorium berbasis elektronik yang secara umum menjadi bagian dari inovasi TIK Q-CAK. Hal ini sebagaimana tercantum dalam SK Kepala Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya No. 149/TI.120/K.6.A/01/2019 tentang Nama dan Tim Inovasi Teknologi Informasi dan Komunikasi BBKP Surabaya.

Q-CAK | Laboratorium yang sebelumnya memiliki nama SIMLAB (Sistem Informasi Laboratorium) memiliki sejarah yang cukup panjang. Pada Tahun 2006 dimana sistem elektronik masih terbatas, Balai Besar Karantina Hewan (BBKH) Surabaya memulai dengan menggunakan sistem database dan aplikasi dalam transaksi pengujian laboratorium. Jika ditelusuri lebih jauh sejarah perkembangannya, tentu saat itu belum ada informasi implementasi tata kelola laboratorium menggunakan sistem aplikasi elektronik laboratorium di lingkup Badan Karantina Pertanian, bahkan mungkin dilingkup Kementerian Pertanian.

SIMLAB merupakan sistem layanan elektronik dalam proses penerbitan dokumen yang secara berkelanjutan mengikuti standar ISO/IEC 17025;2005 dan tentu saja secara berkala menjadi bagian target surveilans maupun assesment KAN. Sebagaimana hasil audit sistem mutu yang terbaru yaitu ISO/IEC 17025;2017, maka pada 2018 BBKP Surabaya melakukan penyesuaian sistem aplikasi sekaligus berganti nama menjadi Q-CAK | Laboratorium.

Timeline

Timeline Simlab

2006

2018

2019

1. Siapa & Bagaimana

   Pengusul Inovasi layanan BBKH Surabaya:

   • Manager Puncak
   • Manajer Teknis
   • Manajer Mutu
   • Manajer Administrasi
   • Pengguna (user experience) pada sistem sebelumnya

   Ringkasab=n Inovasi:

   • Tentang Apa:

     Pada saat pembuatan sistem aplikasi tahun 2006, tidak terpikirkan apakah ini bagian dari inovasi. Hal yang ingin dicapai saat itu adalah sistem elektronik yang memudahkan dalam input, proses dan output data uji laboratorium karantina hewan. Sehingga lahirlah sistem aplikasi SIMLAB dan sejak Tahun 2019 menjadi Q-CAK | Laboratorium.

   • Bagaimana inovasi menyelesaikan masalah yang dihadapi:

     • Masalah data tidak standar: secara terstruktur sistem aplikasi SIMLAB bisa ditetapkan standarisasi data referensi, sehingga pada saat input didapatkan data yang valid.

       

     • Masalah tata urutan proses tidak standar: secara cascade (berurutan) sistem aplikasi SIMLAB bisa melakukan input data; memproses data dengan metode mencatat, menghubungkan, mengkalkulasikan; dan pada akhirnya melakukan rekapitulasi terhadap data-data yang telah diinput.

       

     • Masalah kesesuaian lingkup kewenangan: secara sistem aplikasi SIMLAB bisa memberikan pembatasan akses, sehingga input dan proses data hanya dilakukan oleh mereka yang memiliki kewenangan.

     • Masalah transparansi poses: secara sistem aplikasi SIMLAB bisa memberikan informasi standar waktu layanan yang dicapai dari masing-masing pengujian laboratorium dan menjadi standar baku.

       

     • Masalah kerahasiaan data: secara sistem aplikasi SIMLAB bisa membatasi informasi mana saja yang akan bisa dan tidak perlu diakses oleh pengguna.

     • Masalah akuntabilitas data: secara sistem apliksi SIMLAB bisa mengkalkulasi dan mentransaksikan data secara tepat.

     • Masalah aktualitas data: secara sistem aplikasi generasi Q-CAK | Laboratorium bisa menampilkan data secara realtime / kekinian, tanpa harus menunggu penghitungan secara manual.

     • Masalah otomasi data: secara sistem aplikasi generasi Q-CAK | Laboratorium mampu melakukan otomasi sinkronisasi data, tanpa harus melakukan pengiriman data secara manual ke kantor balai.

       

   • Bentuk strategi mencapai tujuan utama berupa validitas data dilakukan pada generasi Q-CAK | Laboratorium Tahun 2018 dan Tahun 2019:

     • Kelompok sasaran manajer administrasi.

       • Strategi perbaikan / penyesuaian struktur data. Kegiatan ini meliputi evaluasi dan analisa terhadap konsistensi proses data sebelumnya, sehingga pada akhirnya bisa dilakukan tindakan perbaikan dan bila perlu melakukan perubahan mendasar dari relasi tabel database.

       • Strategi relokasi field data input. Hal ini dilakukan agar proses input menjadi lebih mengalir sesuai SOP dan sesuai konteks.

     • Kelompok sasaran manajer mutu.

       • Strategi penambahan field datetime. Hal ini dilakukan agar pencatatan waktu setiap proses lebih detil dan pada akhirnya bisa memetakan SLA serta memudahkan manajemen dalam mengevaluasi kinerja proses laboratorium.

       • Strategi penyesuaian menu berdasarkan lingkup pengguna. Sehingga akan menjaga standar mutu pengujian dan terhindar dari konflik kepentingan.

     • Kelompok sasaran manajer teknis.

       • Strategi perbaikan dan penambahan prosedur pengujian. Melibatkan input dan proses dilakukan secara realtime.

       • Strategi penggunaan monitor touchscreen. Sehingga input dan proses pengujian dilakukan secara intuitif.

       • Strategi penambahan field data penggunaan bahan uji. Sehingga secara akuntabilitas penggunaan bahan menjadi lebih baik.

       • Strategi pengaturan dan/atau penetapan personil penyelia dan analis pengujian bisa dilakukan secara cepat.

     • Kelompok sasaran pemohon pengujian.

       • Strategi pembuatan aplikasi baru permohonan pengujian laboratorium (PPL-OnLine) yang berbasis website. Sehingga Tahun 2019 memberi kemudahan dalam proses permohonan hingga proses pengambilan sampel oleh Petugas Pengambil Contoh (PPC).

       • Strategi penerapan sistem QR-Code / token bagi pemohon untuk memantau status pengujian laboratorium.

2. Kreatif & Inovatif

   • Mengapa Q-CAK | Laboratorium termasuk dalam kategori kreatif:

     • Sistem tata kelola laboratorium BBKP Surabaya secara mandiri membangun dan menggunakan sistem aplikasi SIMLAB. Diinisiasi sejak Tahun 2006 (lebih dari 12 tahun yang lalu) dan pada Tahun 2018 dan Tahun 2019 Q-CAK | Laboratorium, mengalami penyesuaian secara signifikan. Komitmen pengelolaan dan penyempurnaan sistem aplikasi dalam kurun waktu lama ini menunjukkan bukti kreativitas BBKP Surabaya.

   • Mengapa Q-CAK | Laboratorium termasuk dalam kategori inovatif:

     • Sistem tata kelola laboratorium BBKP Surabaya mengkombinasikan prosedur yang kaku menjadi lebih mengalir dan bisa diikuti prosesnya secara mudah / user friendly.

     • Input dan proses yang mengalami penyederhanaan dan perubahan mendasar sehingga lebih sesuai konteks, merupakan upaya inovatif yang dilakukan sekaligus bisa dikembangkan pada masa yang akan datang.

     • Inovasi unggulan Q-CAK | Laboratorium Tahun 2019 yang lebih modern adalah visualisasi dalam bentuk dashboard pelayanan laboratorium dan monitoring serta rekapitulasi data secara realtime-intuitif.

   • Bukti Q-CAK | Laboratorium mampu menyelesaikan masalah dengan cara-cara baru dan berbeda:

     • Cara baru, bisa diidentifikasi dari aspek kekinian teknologi yang dipilih dan metode yang digunakan oleh Q-CAK | Laboratorium dalam pengelolaan laboratorium, yaitu penggunaan sistem aplikasi berbasis Desktop dan Website secara kolaboratif.

     • Cara berbeda, bisa diidentifikasi berdasarkan timeline sejarah implementasi mulai dari Tahun 2006 hingga Tahun 2019. Tentu saja jika ditelisik lebih jauh, pada setiap zaman kurun waktu implementasi SIMLAB dan Q-CAK | Laboratorium mampu menyelesaikan permasalahan tata kelola laboratorium yang berbeda dengan cara-cara konvensional jika dibandingkan dengan lembaga laboratorium lainnya.

     • Memenuhi standar, meskipun menyelesaikan masalah dengan cara baru dan berbeda, namun masih dipastikan agar memenuhi standarisasi dan ketentuan laboratorium, baik dari lembaga standarisasi (ISO, KAN) maupun peraturan dari Badan Karantina Pertanian. Bahkan kami menggunakan kode referensi daerah sesuai dengan nomenklatur Kemendagri maupun internasional untuk mamastikan kompatibilitas, pengembangan dan integrasi lebih lanjut dimasa mendatang dengan sistem lain.

1. Biaya Pengembangan Aplikasi Versi Terbaru 2019

   Pwmbiayaan mencakup kegiatan sebagai berikut:

   • Jasa Penyesuaian Sistem Aplikasi bersumber dari DIPA TA. 2019 BBKP Surabaya.

   • Kegiatan Inhouse Training 2019

   • Kegiatan Sosialisasi Permohonan Pengujian Laboratorium (PPL) Online 2019

   

   Asal Pembiayaan: DIPA T.A. 2019 BBKP Surabaya (1/4)

   

   Asal Pembiayaan: DIPA T.A. 2019 BBKP Surabaya (2/4)

   

   Asal Pembiayaan: DIPA T.A. 2019 BBKP Surabaya (3/4)

   

   Asal Pembiayaan: DIPA T.A. 2019 BBKP Surabaya (4/4)

1. Manfaat Utama

   • Dampak Inovasi

     • Secara umum memberikan aspek moderenisasi dalam sisi pengelolaan laboratorium. Hal ini terutama dirasakan dengan cepat dan mudahnya manajemen melakukan kontrol terhadap jalannya laboratorium secara keseluruhan.

     • Secara khusus memberikan dampak perubahan mendasar dari sistem aplikasi yang berujung pada semakin terstrukturnya informasi yang bisa dihasilkan.

   • Contoh nyata hasil perubahan yang berdampak pada manajemen SDM:

     • Secara otomatis sistem akan mengikat tanggung jawab personil (SDM) pada masing-masing tahapan pengujian laboratorium. Sistem akan mencatat siapa, apa, kapan, berapa lama, dimana, bagaimana cara melaksanakan kegiatannya. Dengan demikian sistem telah mengubah pola kerja menjadi lebih bertanggung jawab, disiplin waktu dan akan berorientasi output. Janji layanan yang saat ini menjadi perhatian banyak pihak akan mampu dimonitoring dan dievaluasi langsung pada obyeknya, satu diantaranya adalah kedisiplinan waktu setiap SDM laboratorium.

     

   • Dampak Inovasi terhadap Pegawai (SDM):

     • Secara umum menjadi lebih mudah dalam penataan komposisi SDM berdasarkan analisa beban kerja pengujian di laboratorium.

     • secara khusus mampu menghitung kebutuhan SDM berdasarkan kompetensi pengujian.

   • Dampak Inovasi Terukur

     • Secara sistem bisa menghitung dan membandingkan waktu layanan dibandingkan dengan standarnya. Hal ini didukung oleh design sistem yang meletakkan tanggal, jam, menit, detik (datetime) pada setiap proses.

       

2. Sebelum dan Sesudah Inovasi

   Variabel	Sebelum	Sesudah
   Tata Cara Input	Kertas Manual	Melalui Aplikasi
   Proses Transaksi	Kertas Manual	Melalui Aplikasi
   Pencetakan Hasil Uji	Pencetakan Manual	Melalui Aplikasi
   Rekapitulasi Data Uji	Spreadsheet (Excel) Manual	Melalui Aplikasi
   Permohonan	Menggunakan Kertas	Melalui Aplikasi
   Statistik	Spreadsheet (Excel) Manual	Melalui Aplikasi

   

1. Pembelajaran

   • Pengalaman:

     • Pengalaman yang berharga dalam proses pembuatan, menjaga keberlangsungan dan mengembangakan lebih lanjut adalah hal yang menarik. Pada setiap tahapan tersebut penuh dengan dinamika yang paling dominan disebabkan oleh komitmen dan kebijakan yang melatarbelakangi. Sebagai fakta, SIMLAB dibangun sejak tahun 2006, tetapi hingga menuju 2018 hampir bisa dikatakan dilakukan pemeliharaan secara mandiri tanpa dukungan dari Pusat. Sementara itu kebutuhan pemutakhiran sistem merupakan hal yang wajib dilaksanakan. Masalah kebijakan mengakibatkan lamannya sistem digunakan tidak sebanding dengan percepatan teknologi.

     • Ketidakpastian komitmen dan kebijakan Inovasi TIK UPT lingkup Badan Karantina Pertanian. Sejak 2018 inovasi yang dikembangkan oleh UPT mengalami hambatan yang luar biasa, diantaranya terhentinya informasi data utama yang menjadi keunggulan sistem aplikasi layanan publik.

     • Meski sebelumnya pernah ada kebijakan mendorong inovasi di UPT, tetapi fakta selanjutnya lebih pada hanya sekedar menggali ide yang berasal dari UPT. Berakhir dengan upaya pusat untuk menggunakan ide tersebut menjadi proyek nasional. Sehingga sudah bisa dipastikan akses data maupun ruang inovasi di UPT dibatasi bahkan dihentikan. Perlahan namun pasti inovasi UPT yang berkembang secara mandiri akan mengalami kematian. Demikian juga dengan inovasi TIK berupa SIMLAB di BBKP Surabaya yang keberadaannya sejak 2006 (12 tahun yang lalu) hingga versi terbaru Q-CAK | Laboratorium akan mengalami nasib yang tidak menentu. Jika ditelisik lebih jauh, jeda 12 tahun adalah waktu yang cukup lama untuk menentukan berlanjut atau tidaknya sistem tersebut. Sebuah pilihan yang dilematis, karena bukan tidak mungkin setelah dilakukan upaya perbaikan, tetapi pada gilirannya sistem tersebut akan mati. Terlebih ada upaya secara terstruktur memaksakan sistem tertentu berlaku nasional, yang sudah pasti tidak sesuai dan sama kualitasnya dengan sistem yang sudah ada.

     • Dengan demikian konsistensi pengembangan inovasi UPT, sangat bergantung pada faktor kebijakan nasional.

   • Rekomendasi:

     • Rekomendasi Lokal UPT

       • Terus meningkatkan kapasitas SDM dalam pengelolaan sistem aplikasi.

       • Terus melakukan perbaikan sistem aplikasi.

       • Terus menggunakan material dan sumber daya teknologi terbaru dalam setiap sistem yang dibangun/dikembangkan.

     • Rekomendasi Nasional

       • Melalui kegiatan ajang lomba inovasi TIK UPT lingkup Kementerian Pertanian, sesungguhnya sangat memberikan ruang terbuka bahkan nafas segar serta komunikasi yang hangat bagi pengembangan inovasi TIK di UPT.

       • Melalui kegiatan ajang lomba inovasi TIK UPT lingkup Kementerian Pertanian yang penilaian dilakukan secara profesional, tentu lebih mengedepankan timeline penemuan ide pertama, keaslian ide dan kualitas sistem TI menjadi bermartabat dan bukan sekedar proyek semata.

       • Mendorong langkah selanjutnya berupa Assesment Sistem TIK yang pada gilirannya melahirkan cara/metode baru dalam memberikan dukungan dan apresiasi Kementerian Pertanian terhadap keberlangsungan inovasi UPT.

2. Keberlanjutan dan Replikasi

   • Keberlanjutan

     • SIMLAB yang dibuat sejak Tahun 2006 hingga saat ini masih berfungsi operasional. Sehingga hal ini bukti keberlanjutan dari sistem ini.

     • Q-CAK | Laboratorium Tahun 2019 merupakan generasi terbaru dari pengembangan SIMLAB, memiliki keunggulan dari sisi teknologi maupun cakupan ruang lingkupnya. Sehingga pengembangan sekaligus perubahan nama pada sistem ini juga merupakan bukti bahwa sistem aplikasi tata kelola laboratorium di BBKP Surabaya sudah dalam kategori mapan.

   • Replikasi

     • Jika menelusuri sejarah SIMLAB Balai Besar Karantina Hewan Surabaya sejak Tahun 2006, sesungguhnya sistem ini sudah menjadi sumber inspirasi dalam pembuatan SIMLAB versi Balai Besar Uji Standar Karantina Pertanian pada Tahun 2011. Hal ini juga melibatkan programmer yang sama.

     • Pada Tahun 2012, basis aplikasi SIMLAB pernah disesuaikan dan berpotensi menjadi sistem berskala nasional.

     • Pada proses selanjutnya aplikasi SIMLAB akhirnya digunakan di Balai Karantina Pertanian Denpasar, Balai Karantina Pertanian balikpapan dan Balai Karantina Pertanian Kupang hingga saat ini.

     • Pada Tahun 2013 hingga 2014, SIMLAB mengalami perubahan mendasar dan sangat siknifikan hingga mampu berkomunikasi secara timbal balik dengan Sistem Aplikasi Operasional Karantina Hewan e-QVet. Versi update sistem ini secara online bisa mengunduh permohonan dan mengunggah hasil uji sebagai respon dari/ke sistem e-QVet. Sehingga saat itu menjadi sistem aplikasi laboratorium yang potensial.

     • Pada Tahun 2015 terjadi perubahan kebijakan pimpinan nasional di Badan Karantina Pertanian yang berdampak pada terhentinya SIMLAB Nasional.

     • Terhentinya sistem SIMLAB Nasional mengakibatkan semua pengguna sistem ini di UPT lingkup Barantan terhenti pengembangannya (kecuali BBKP Surabaya). Adapun sistem yang masih berjalan di UPT tersebut tetap operasional, meski dengan kondisi yang terbatas.

     • Tetapi tidak demikian dengan yang terjadi di BBKP Surabaya. Sebagai basis lahirnya sistem aplikasi SIMLAB 2006, kembali mencoba menggapai asa, mengembalikan ide-ide yang dihentikan sekian lamanya. Memang menjadi kebimbangan dan masalah yang rumit dalam rencana melanjutkan pengembangan sistem ini. Masalah utamanya adalah adanya potensi berhentinya sistem ini oleh kebijakan pusat.

     • Namun dengan segala konsekuensi tersebut diatas, dan atas dasar kebutuhan update sistem terkait akreditasi laboratorium ISO/IEC 17025;2017, maka Tahun 2018 dan Tahun 2019 BBKP Surabaya menyiapkan kembali sistem aplikasi yang merupakan pengembangan dari SIMLAB, yang ditandai dengan penggantian nama baru menjadi Q-CAK | Laboratorium.

• Pengujian Inovasi

  • Tahapan Analisa & Pembuatan Sistem

    • Q-CAK | Laboratorium telah melalui proses sebagaimana pembuatan sistem.

    • Dimulai dengan tinjauan dari pihak System Analist.

    • Dilanjutkan dengan pembuatan database design.

    • Pembuatan / User Interface Design.

    • Pembuatan aplikasi.

    • Uji Coba.

    • Deployment.

    • Monitoring dan Evaluasi.

  • Pengujian / assessment TI oleh ahli sedang disiapkan.

• Penjelasan Lebih Lanjut Tersedia pada Dokumentasi Dinamis:

  

  http://tiny.cc/xf687y

Properties Aplikasi Q-CAK | Laboratorium

Q-CAK | Laboratorium berjalan pada platform Desktop dikembangkan menggunakan Borland Delphi, sedangkan untuk platform Website dengan beberapa sumber daya yang digunakan sebagai berikut:

Inovasi Q-CAK | Laboratorium

Q-CAK | Laboratorium

Q-CAK | Laboratorium merupakan aplikasi multi user & multi level acces control dengan tata kelola sebagaimana prosedur yang telah ditetapkan sesuai SOP.

Q-CAK | Laboratorium - User Management

Q-CAK | Laboratorium - User Management

Otentifikasi

Meliputi: Pendaftaran, verifikasi aktivasi, otentikasi dan aktivasi melalui email.

Pilihan Pengajuan menurut keseringan & kepraktisan

Form Daftar

Form Pengajuan Instan

Q-CAK | Laboratorium merupakan aplikasi multi process dengan memiliki tahapan secara cascade dari awal proses hingga akhir yang tercatat pada sistem sesuai SOP.

Alur Proses Q-CAK | Laboratorium

Dokumen Alur Proses

Meliputi: SOP Tata Kelola yanng telah ditetapkan melalui SK Kepala BBKP Surabaya.

Lingkup dan Alur Proses Pengelolaan Q-CAK | Laboratorium

Lingkup & Alur Proses Pengelolaan Q-CAK | Laboratorium (1/4)

Lingkup & Alur Proses Pengelolaan Q-CAK | Laboratorium (2/4)

Lingkup & Alur Proses Pengelolaan Q-CAK | Laboratorium (3/4)

Lingkup & Alur Proses Pengelolaan Q-CAK | Laboratorium (4/4)

User Interface Tahapan Proses Pengelolaan Q-CAK | Laboratorium

Petunjuk Operasional / Alur Proses Input Data (Gambaran User Interface)

Rancangan Database

Perancangan Database Q-CAK | Laboratorium dibuat sedemikian hingga proses konversi data, pencarian data rujukan (tabel referensi) dan komunikasi data referensi lainnya yang akan diproses bisa dilakukan secara efektif dan efisien.

Diagram Hubungan (ERD) Database Q-CAK | Laboratorium