Tujuan Aplikasi

Tagline

" ProgEv merupakan sarana terintegrasi yang melayani kebutuhan holistik operasional perkantoran khusus Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya "

Secara umum ProgEv merupakan suatu kesisteman yang dibangun berbasis teknologi informasi dan komunikasi dalam penyelenggaraan tata kelola operasional perkantoran pada Balai Besar Karantina Pertanian Surabaya.

ProgEv memiliki tujuan menyelenggarakan tata kelola layanan internal perkantoran secara elektronik yang meliputi input, proses, output, monitoring dan evaluasi secara sistematis, transparan, efektif dan efisien.

Status Aplikasi

Timeline

Dokumentasi

Rapat Kegiatan/Anggaran berdasarkan Reviu & Evaluasi pada Input, Proses dan Output Data ProgEv.

2017

2018

2019

ProgEv Realtime Chart - Status Aktif hingga saat ini.

Lama Aplikasi Berjalan

“ProgEv berjalan sejak 2016 hingga saat ini (lebih dari 2 Tahun)”

Log Database Pengguna ProgEv

  • Tanggal Pendaftaran Pengguna ProgEv tercatat sejak 10 Mei 2016.
  • Pada saat itu sistem mengawali dengan mengelola input dan pengajuan TOR kegiatan.

Log Akses Sistem ProgEv

  • ProgEv diakses oleh pengguna tercatat hingga saat ini (Mei 2019).

Keunggulan Aplikasi

ProgEv berjalan pada platform website1 (web server yang diakses melalui browser) dengan beberapa sumber daya yang digunakan sebagai berikut:

  • Debian GNU/Linux 9.9 x86_6
  • Kernel 3.16.0-4-amd6
  • PHP Version 5.6.30-0+deb8u
  • nginx 1.10.
  • Percona Server 5.7
  • AngularJS 1.4.
  • jQuery 2.1.
  • Bootstrap 3.3.
  • UIBoostrap 1.3.
  • Sortable & ngSortable
  • AngularUI 0.19.
  • bootstrap-datepicker 1.6.
  • moment.js 2.10.
  • modernizr
  • tinyMCE 4.2.8
  • qrcode.js
  • pdfmake 0.1.40
  • AmChart
  • easypiechart.js 1.2.3
  • js-sha512
  • xlsx.js - SheetJS
  • Select2 4.0.1
  • Angular-Xeditable 0.6.0
  • ChartJS

Inovasi ProgEv

“ProgEv bukan aplikasi form input data biasa. Bersumber dari ide asli yang merupakan manifestasi dari suatu keinginan untuk mewujudkan pengelolaan dan visualisasi data multi user secara realtime, melalui proses komplek yang melibatkan konversi, transaksi dan komunikasi data”

ProgEv Dashboard

Inovasi Realtime Chart

ProgEv Penugasan

Inovasi: Integrasi Penugasan pada Proses Realisasi Anggaran

Tramsaksi data pengajuan, pencetakan surat tugas, SPPD, pelaporan dan kuitansi.

ProgEv Komparasi RKAKL & SPM

Inovasi: Komunikasi Data Proses Kegiatan dengan Data Realisasi SPM

Komparasi data, nilai, dan label warning untuk selisih data.

ProgEv Dashboard

Inovasi: Realtime Chart

Visualisasi data cascade yang intuitif.

Penggunaan Aplikasi

ProgEv merupakan aplikasi multi user & multi level acces control dengan tata kelola sebagaimana prosedur yang telah ditetapkan sesuai SOP.

ProgEv User Management

Kelompok Pengguna

Meliputi: lingkup, tugas, dan kewenangan

Manajemen Akses tidak hanya dikelompokkan berdasarkan pengguna, tetapi pengelolaan dilakukan hingga privilege terhadap konteks, fungsi, maupun halaman.

Manajemen Akses mengatur hingga sub-konteks dan sub-fungsi yang dikelompokan menurut tugas/fungsi pengguna.

ProgEv User Management

Otentifikasi

Meliputi: Pendaftaran, verifikasi NIP teregistrasi, aktivasi, otentikasi dan aktivasi melalui email.

  • Pendaftaran disediakan pada laman yang terintegrasi.

  • Notifikasi bahwa Sistem telah merespon pendaftaran.

  • Notifikasi bahwa pendaftaran ProgEv telah berhasil.

  • Verifikasi pendaftaran oleh SysAdmin ProgEv.

  • Aktivasi akun oleh pengguna melalui email.

ProgEv User Management

Kontrol

Meliputi: Navigasi tombol kontrol akses, pemilihan konteks, penentuan privilege dan aktivasi akses.

ProgEv User Management

Pengelolaan Jumlah Pengguna

Meliputi: pengelolaan akses pengguna pegawai lingkup BBKP Surabaya, yang terkait dengan tata kelola ProgEv.

Dokumentasi & Alir Bisnis Aplikasi

ProgEv merupakan aplikasi multi process dengan memiliki tahapan secara cascade dari awal proses hingga akhir yang tercatat pada sistem sesuai SOP.

Alur Proses ProgEv

Dokumen Alur Proses

Meliputi: SOP Tata Kelola yanng telah ditetapkan melalui SK Kepala BBKP Surabaya.

Lingkup dan Alur Proses Pengelolaan ProgEv

User Interface Tahapan Proses Pengelolaan ProgEv

Petunjuk Operasional / Alur Proses Input Data (Proses Realisasi Anggaran)

Petunjuk Operasional / Alur Proses Input Data (Penugasan Terintegrasi)

Alur Proses Progev

Rancangan Sistem

Perancangan sistem ProgEv melalui langkah dan prosedur yang spesifik pada proses operasi pengolahan data. Hal tersebut diwujudkan guna memenuhi kebutuhan para pemakai sistem yang juga memiliki kebutuhan khusus. Rancangan sistem ProgEv melalui tahapan yang cukup panjang yang akan dijelaskan sebagai berikut:

Konteks Uraian Kegiatan
Dasar Sistem Design Sistem Q-CAK dibuat sedemikian agar mampu konversi data RKAKL, komunikasi data SPM dan proses transaksi data.
Bentuk Sistem
  • Input bersumber dari data referensi dan data yang akan ditransaksikan.
  • Proses data dilakukan secara cascade, sehingga sistem harus mampu memproses dan mencatat hal-hal terkait berikut urutan prosesnya sesuai SOP.
  • Output sistem menghasilkan informasi berupa data yang mampu divisualisasikan dalam berbagai konteks sesuai tujuan diantaranya: grafik, tabel dan cetak.
Ekosistem ProgEv memiliki ekosistem unik sekaligus kolaboratif dalam pengelolaannya. Sehingga keterkaitannya dikontrol melalui tools yang telah disediakan.
Komponen ProgEv 2019 memiliki komponen keterkaitan yaitu: DIPA, Penugasan, CUTI, IKM, WBK-WBBM dan SPI.
Klasifikasi ProgEv merupakan sistem data tertutup untuk internal perkantoran BBKP Surabaya.
Analisa Sistem ProgEv memikiki rancang bangun yang dimulai dari kajian System Analist (SA) yang juga merupakan praktisi dibidang Perencanaan dan Anggaran. Sehingga pada awal hingga proses berjalan, SA selalu melakukan upaya komprehensif dan progresif dalam merespon perkembangannya.
Siklus Informasi ProgEv memiliki siklus informasi yang divisualisasikan secara interaktif bagi setiap pengguna.
Kualitas
  • Relevansi ProgEv menjadi konteks yang dipertimbangkan khusus.
  • Akurasi data ProgEv dicapai melalui pendeteksian titik kritis yang berpotensi terjadi ketidak sesuaian.
  • Realtime data menjadi konsistensi ProgEv yang ditandai visualisasi komitmen input & proses oleh penggunanya.
  • ProgEv mengupayakan efisiensi pada setiap proses, sehingga sangat dihindari terjadi duplikasi proses.
  • Efektifitas dari setiap tahapan input pada sistem ProgEv memudahkan bagi pihak lain yang akan melakukan proses lebih lanjut.
Infrastruktur Sistem Q-CAKberbasis Website. Sehingga infrastruktur yang disediakan mampu memenuhi kebutuhan tersebut diantaranya server & jaringan internet yang memadai.

Alur Proses ProgEv

Rancangan Database

Perancangan Database ProgEv dibuat sedemikian hingga proses konversi data, pencarian data rujukan (tabel referensi) dan komunikasi data referensi lainnya yang akan diproses bisa dilakukan secara efektif dan efisien.

ERD Database ProgEv

Alur Proses Progev

Spesifikasi Sistem

  • Database Server
    • Lenovo System x3550 M5
    • Dual Intel Xeon E5-2650v4 (2.9GHz, 24 Cores, 48 Thread)
    • 64 GB DDR4 FB DDR4 RAM (48GB RAM Alocated for InnoDB)
    • 2× 240 GB SSD (RAID 1), 1 TB NL-SATA HDD
    • Debian GNU/Linux 9.9 (stretch) x86_64
    • Kernel: 4.9.0-8-amd64
    • Percona Server (GPL) 5.7.25-28-log, Release '28', Revision 'c335905'
  • Web Server
    • IBM System x3650 M3
    • Intel Xeon E5620 (2.5GHz, 4 Cores, 8 Threads)
    • 8 GB DDR3 RAM
    • 2x 300GB 6Gb 15Krpm SAS HDD
    • Debian GNU/Linux 9.9 (stretch) x86_64
    • Kernel 3.16.0-4-amd64
    • NGINX 1.10.3
    • 5.6.30 via FPM/FastCGI
  • Networking
    • Dual dedicated internet connection
    • Load balanced & failover
    • 50 Mbps aggregated bandwidth
  • Client Requirements
    • Latest modern browser with capability to render PDF document version 1.3 or later
    • (Chrome 47, Edge 17, Firefox 60, Safari 9, Internet Explorer is not supported)
    • * mobile browser might download and open on separate apps instead

Alur Proses ProgEv

Petunjuk Operasional Sistem

Petunjuk operasional sistem ProgEv merupakan hal yang berkaitan dalam proses penanganan gangguan, sehingga mampu melakukan mitigasi dan menemukan solusi bagi pengguna, programmer dan system analyst.

Petunjuk Operasional Pengelolaan Masalah Penggunaan Sistem ProgEv
Tahapan NO Masalah/Gangguan Solusi
Input 1. Apakah laman ProgEv aman dalam pengelolaan username & password pada saat registrasi / pendaftaran ? Secara sistem, ProgEv sudah mengimplementasikan enkripsi data pengguna menggunakan https
2. Halaman tidak bisa diakses. Cek koneksi jaringan internet.
3. Belum memiliki akun Silahkan mendaftar
4. Username & Password tidak sesuai. Hubungi Administrator atau gunakan fungsi lupa password.
5. Tampilan menu tidak sama dengan pengguna lainnya. Setiap pengguna memiliki privilege yang bisa saja berbeda antar pengguna. Hubungi administrator untuk penjelasan lebih lanjut.
6. Ada gangguan tampilan di layar browser. Pastikan menggunakan browser terbaru. Direkomendasikan menggunakan Google Chrome.
7. Rerensi data tidak sesuai, pasca revisi POK. SysAdmin melakukan pengecekan struktur data secara bertahap mulai dati tingkat output, sub-output, komponen, sub-komponen dan detil.
8. Tidak bisa membuat pengajuan kegiatan baru. Pastikan privilege Anda sebagai koordinator anggaran sesuai lingkup yang Anda kelola.
9. Nilai pengajuan anggaran terjadi kekeliruan. Padahal sudah berstatus diajukan. Silahkan lakukan klik Batal pengajuan, untuk selanjutnya bisa dilakukan perbaikan. Demikian seterusnya hingga data sesuai dan diajukan kembali.
10 Nilai pengajuan Uang Muka perlu perbaikan. Silahkan langsung bisa disesuaikan
11 Tidak muncul tombol penugasan. Tombol penugasan hanya muncul pada MAK perjalanan dinas.
12 Tidak bisa mencetak SPT. Pastikan semua input data sudah diisi oleh pihak kepegawaian.
13 Tidak bisa mencetak SPPD. Pastikan semua input data sudah diisi oleh pihak kepegawaian.
14 Laporan kegiatan bisa diisi tanpa harus menunggu kuitansi. Bisa diisi, diperbaiki dan dicetak tanpa ada pembatasan.
15 Jika banyak jumlah personil dalam SPT, apakah kuitansi diisi manual untuk setiap personil? Tidak, Gunakan tombol copy untuk menginput data seluruh personil. Selanjutnya lakukan penyesuaian jika memang ada yang memang berbeda data riilnya.
Proses 16 Kapan Klik Ajukan Saat dimana semua berkas dinyatakan lengkap, siap untuk diserahkan dan diperiksa oleh verifikator/PPK.
17 Kapan Klik Terima Berkas Saat dimana Verifikator/PPK menerima berkas secara lengkap dan siap untuk diteliti/diperiksa.
18 Kapan KLIK PPK Saat PPK menerima informasi dari Verifikator, bahwa berkas lengkap dan benar. Selanjutnya menandatangani berkas.
19 Kapan KLIK Realisasi Saat Petugas SPM memeriksa kesesuaian MAK dan keterangan terkait lainnya yang dilanjutkan menerbitkan SPM.
Output 20 Apakah bisa langsung mencetak dari browser ? Ya. Bisa langsung cetak tanpa harus download file pdf.
21 Setelah dilakukan penelusuran, terdapat kekeliruan. Ditemukan selisih data pengajuan dengan riil SPM. Cek secara cascade pengajuan hingga relisasi. Selanjutnya lakukan penyesuaian data dengan cara mengembalikan proses setiap tahapnya (lingkup) dan ajukan kembali prosesnya secara berurutan.
22 Dashboard dan data tabel Realisasi ProgEv selisih dengan SPM Secara mudah bisa dilakukan pengecekan hingga level Sub-Komponen.

Petunjuk Penggunaan

ProgEv merupakan aplikasi multi users dengan memiliki tahapan secara cascade dari awal hingga akhir proses yang tersedia manual penggunaan dalam bentuk akses files sharing yang akan diperbaharui secara berkelanjutan.

Penggunaan ProgEv

Menu Petunjuk Penggunaan

http://tiny.cc/yfg96y

Penggunaan ProgEv

Menu Petunjuk Penggunaan

Tooltip Aktif pada User Interface ProgEv

Informasi Aplikasi

ProgEv adalah singkatan dari Program dan Evaluasi. Pemberian nama merupakan ide inisiator sekaligus ProgEv system analyst yang saat itu bekerja pada Sub Bagian Program dan Evaluasi. Selanjutnya nama ProgEv disetujui oleh Kepala BBKP Surabaya pada pertengahan 2016.

Nama Aplikasi

ProgEv

SK Penetapan Nama & Tim (diperbarui setiap tahun)

Logo Aplikasi

Kontak, FAQ dan Disclaimer

https://progev.surabaya.karantina.pertanian.go.id/
landing/

Statistik Layanan

ProgEv menampilkan visualisasi data statistik secara realtime pada setiap proses dengan algoritma yang sangat user friendly.

Transaksi Proses Realisasi Anggaran

Proporsi Progres Per Sub Output

Pengelolaan Aplikasi

ProgEv merupakan aplikasi multi process dengan memiliki tahapan secara cascade dari awal proses hingga akhir yang tercatat pada sistem sesuai SOP.

SOP Pengelolaan ProgEv

SK Kepala BBKP Surabaya No. 24 Tahun 2019 (1/3)

SK Kepala BBKP Surabaya No. 24 Tahun 2019 (2/3)

SK Kepala BBKP Surabaya No. 24 Tahun 2019 (3/3)

Kontrol terhadap pelaksanaan sistem ProgEv sesuai SK Kepala BBKP Surabaya No. 24 Tahun 2019

Bentuk Evaluasi, Tindak Lanjut, Monitoring dan Evaluasi ProgEv

Tahun 2017

  • Bentuk Evaluasi

    Evaluasi yang dilakukan terhadap jalannya ProgEv dilakukan melalui rapat & pembahasan khusus bersama pengguna dari lingkup KH, KT, Wasdak dan Umum.

    Dokumentasi foto kegiatan ProgEv 2017

  • Tindak Lanjut

    Penambahan beberapa fitur dan navigasi pada user interface pengajuan proses kegiatan.

    Penambahan progress bar capain realisasi

    Tooltip detil induk kegiatan agar pemeriksaan kegiatan lebih mudah

  • Monitoring & Evaluasi

    Proporsi dan progres dari kenaikan prosentase realisasi anggaran menjadi perhatian para pihak.

Tahun 2018

  • Bentuk Evaluasi

    Evaluasi yang dilakukan terhadap jalannya ProgEv dilakukan melalui rapat & pembahasan khusus bersama pengguna dari lingkup KH, KT, Wasdak dan Umum.

    Dokumentasi foto kegiatan ProgEv 2018

  • Tindak Lanjut

    Penambahan beberapa fitur dan SLA pada user interface pengajuan proses kegiatan.

    SLA pada masing-masing kegiatan

    Perbaikan tombol dan teks status proses agar lebih mudah dipahami

  • Montoring & Evaluasi

    Tingkat kepatuhan pengguna dalam proses tertentu menjadi materi yang akan dimonitor selama prosesnya. Evaluasi terhadap kedisiplinan, khususnya pada tahap PPK dan SPM Realisasi perlu ditingkatkan. Beberapa bug yang ditemukan sudah diperbaiki.

Tahun 2019

  • Bentuk Evaluasi

    Evaluasi yang dilakukan terhadap jalannya ProgEv dilakukan melalui rapat & pembahasan khusus bersama pengguna dari lingkup KH, KT, Wasdak dan Umum.

    Dokumentasi kegiatan ProgEv 2019 (1/2)

    Dokumentasi kegiatan ProgEv 2019 (2/2)

  • Tindak Lanjut

    Penambahan sistem penugasan yang sebelumnya kurang efektif menjadi terintegrasi kedalam ProgEv.

    Menu tersendiri untuk konteks penugasan

    Tombol cepat dari laman Proses Realisasi ke laman Penugasan

  • Montoring & Evaluasi

    Tingkat kepatuhan pengguna dalam proses tertentu menjadi materi yang akan dimonitor selama prosesnya. Evaluasi terhadap kedisiplinan, khususnya pada tahap PPK dan SPM Realisasi perlu ditingkatkan. Selisih data Realisasi SPM dengan data proses ProgEv menjadi bahasan penting dan hal tersebut menunjukkan anomali proses. Sehingga manajeman memutuskan untuk semakin disiplin dalam proses dan menghilangkan prosedur yang menjadi kebiasaan kurang tepat. Kejadian error / bug sudah tidak terjadi lagi sejak Maret 2019.

Keamanan Aplikasi

ProgEv sebagai aplikasi website, tentu melakukan upaya dan pengelolaan akses pengguna yang berpotensi terjadi penyalahgunaan akses oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Sehingga ProgEv melakukan upaya standar pengamanan dengan beberapa hal sebagai berikut:

Autentifikasi Password Satu Arah

ProgEv sejak awal telah mengimplemetasikan penggunaan hash (SHA512) dan salt unik untuk masing-masing aku, ditambah 3 lapis hashing sebagai metode autentifikasi agar password pengguna tidak tersimpan secara visual (plain text) di database sehingga tidak dapat dilihat oleh siapapun, sekalipun terjadi pembobolan data pengguna. Apabila pengguna lupa terhadap password, maka pengguna harus membuat password baru (beserta hash dan salt nya).

Penggunaan HTTPS/SSL

Validasi pada browser Chrome

Detil sertifikat SSL

Detil Root CA (Certificate of Authenticity)

Validasi Input

Validasi Input pada sisi klien (frontend)

Validasi Input pada sisi server (backend)

Error Handling, Best Practice, Log History, Continuous Improvement

  • Error Handling, berguna untuk mencegah diskontinyuitas proses pada sisi pengguna, memberikan keterangan yang jelas, serta berguna untuk mitigasi masalah
  • Best Practice, sebisa mungkin mengimplementasikan metode atau model yang direkomendasikan oleh pakar, agar keamanan lebih terjamin
  • Log History, mencatat aktivitas pengguna maupun proses di server sehingga dapat diketahui apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
  • Continuous Improvement, Tim ProgEv akan senantiasa melakukan perbaikan, pengembangan aplikasi agar dapat terus mengikuti perkembangan teknologi, demi pengalaman yang terbaik untuk pengguna